Der Schlüssel zum Erfolg einer erfolgreichen Agentur ist der Einsatz relevanter Tools und Software zur Verwaltung und Automatisierung so vieler Geschäftsfelder wie möglich, damit Sie sich auf die Bedürfnisse jedes Ihrer Kunden konzentrieren können. Mit den großartigen Tools, die Ihnen und Ihrem Senior-Team helfen, Bereiche wie Betrieb, Ressourcen, CRM und Reporting zu verwalten, wird Ihr Team frei, sich auf die Wertschöpfung für Ihre Kunden zu konzentrieren.
In diesem Beitrag habe ich eine Liste von Tools und Technologien zusammengestellt, die Ihnen in Bereichen helfen, die für den reibungslosen Ablauf Ihrer Agentur wichtig sind, damit Sie sich auf Ihre Kunden konzentrieren können.
1. Dateiablage: Google Laufwerk & Datei-Stream
Es gibt mehrere Möglichkeiten, Dateien innerhalb einer Agentur zu verwalten, aber die Prioritäten für jeden Agenturinhaber müssen einfache Zugriffsmöglichkeiten, Sicherheit und einfache Dateisynchronisationsoptionen sein. Mit Google Drive können sich Behörden auf eine Cloud-basierte Methode zur Speicherung von Dateien verlassen. Google Drive ermöglicht es den Mitarbeitern, Dateien, die auf verschiedenen Rechnern gespeichert sind, einfach über Google Drive File Stream zu synchronisieren.
Google Drive (und Docs) ist für die Zusammenarbeit konzipiert, was es zur perfekten Lösung für die Arbeit in Agenturen macht. Wann immer eine Änderung an einer Datei auf Google Drive vorgenommen wird, wird die vorherige Version automatisch aktualisiert, so dass jeder auf die neueste Version zugreift, egal ob Sie von Ihrem iPhone oder PC aus darauf zugreifen:
Natürlich werden Sie sicherstellen wollen, dass Sie erwägen, eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzuzufügen, da es zweifellos kundenrelevante Informationen in einigen der Dateien gibt. Google hat dies durch eine Reihe von Optionen abgedeckt, darunter:
- 2-stufige Verifizierung
- Erweiterter Schutz durch physische Sicherheitsschlüssel
Was passiert, wenn etwas aus Versehen geändert oder gelöscht wird?
Wenn Sie zu einer früheren Version zurückkehren oder eine Datei wiederherstellen möchten, können Sie dies ganz einfach in Google Drive oder in einem beliebigen Google-Dokument tun:
Sie können gelöschte Dateien auch über die Verwaltungskonsole von Google Drive wiederherstellen.
2. CRM & Agenturmanagement: Podium
Kundenbeziehungsmanagement ist entscheidend für den Betrieb einer erfolgreichen Agentur. Wenn Ihre Agentur wächst, benötigen Sie ein robustes System, das Ihnen hilft, Daten über frühere, bestehende und potenzielle Kunden zu verwalten.
Als Agentur sollten Sie ein CRM-System implementieren, das die folgenden Funktionen bietet:
- Fähigkeit, genaue Kundeninformationen einfach zu speichern und zu pflegen.
- Fähigkeit zur Verfolgung und Verwaltung der Kundenkommunikation
- Verfolgung von Abrechnungsinformationen, Verwaltung von Rechnungsstellung und Rechnungskontakten
- Die Möglichkeit für Mitarbeiter der gesamten Agentur, aktuelle Kundeninformationen und Informationen zu kundenspezifischen Projekten einzusehen.
In Hallam haben wir mit dem Projektmanagement-Tool Podio einen individuellen CRM- und Projektmanagement-Workspace aufgebaut, auf den unser gesamtes Unternehmen Zugriff hat. Dieser Bereich ermöglicht es uns, Kundendaten und Kontakte in jeder Organisation zu verwalten, die wir aufgezeichnet haben, Kundenprojekte zu verfolgen, abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden zu verfolgen, Ressourcen aus verschiedenen Geschäftsbereichen anzufordern und Mailinglisten aus den Daten zu erstellen, die wir aufgezeichnet haben, um mit Mailchimp in Kontakt zu treten.
Als digitale Agentur müssen Sie genau im Auge behalten, wie Sie und Ihr Team Zeit verbringen, berechnen und verwalten. Podio ermöglicht es Ihnen, benutzerdefinierte Anwendungen zu erstellen, um diese Daten zu verfolgen und sie mit anderen Anwendungen über die Verwendung von Beziehungsfeldern und automatisierten Workflows zu verknüpfen. So sind beispielsweise alle unsere Kundenprojekte mit Apps wie abrechenbare Stunden, nicht abrechenbare Stunden und Finanzprognosen verknüpft. Dies stellt sicher, dass wir alles, was mit jedem Projekt zu tun hat, an einem einzigen Ort zugänglich haben.
Wie viele Agenturen haben wir mit einer Excel-Tabelle begonnen, um die Stunden zu verfolgen, was natürlich sehr zeitaufwändig (und oft schmerzhaft) sein kann, um genaue Daten zu pflegen, besonders wenn wir gewachsen sind. Für alle, die diesen Ansatz noch verwenden, empfehle ich Ihnen dringend, anpassbare Tools wie Podio auszuprobieren, mit denen Sie ein System an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen können.
3. Projektmanagement: Basecamp
Jede Agentur muss Kundenprojekte verwalten, und es gibt eine Reihe einfacher Projektmanagement-Tools, die die Fähigkeit Ihrer Mitarbeiter, schnell zu arbeiten, erheblich verbessern können. Basecamp ist ein hervorragendes Projektmanagement-Tool, das die Zusammenarbeit sowohl intern als auch mit Kunden sehr einfach macht. Das Basecamp dreht sich um ein paar einfache Funktionen:
- Aufgabenlisten – Diese sollten zeitgebunden sein und den Mitgliedern jedes Basecamp-Projekts zugewiesen werden. Basecamp ermöglicht es Benutzern auch, Dateien an To-Do-Elemente anzuhängen und Listen an Clients zur Aktualisierung und Genehmigung zu senden.
- Dateifreigabe – Alle Dateien, die sich auf ein Projekt beziehen, in einem Projektarbeitsbereich zu referenzieren, ist äußerst nützlich und erspart es, sich in Dateispeicherplattformen umzusehen, um das Gesuchte zu finden. Basecamp ermöglicht es Benutzern, auf Google Drive mit Dateien und Dokumenten zu verlinken.
- Chatten (Lagerfeuer) – Diese Option sollte für informelle Chats rund um Kundenprojekte verwendet werden.
- Nachrichtentafel – Aktualisierungen zu Projekten können hier veröffentlicht werden, anstatt per E-Mail gesendet zu werden, wodurch ein Audit-Trail im Projektarbeitsbereich geführt wird, anstatt Informationen in E-Mails zu verlieren.
- Terminplanung – Basecamp verfügt über eine Kalenderfunktion, die sich mit den meisten Kalendern von Drittanbietern wie Outlook, iCal und Google Calendar synchronisiert. Aufgaben mit Terminen werden automatisch zu den Zeitplänen hinzugefügt, d.h. sie können in Ihrem Kalender Ihrer Wahl erscheinen, wenn sie synchronisiert werden.
- Automatische Check-in-Anfragen – Mit automatischen Check-in-Anfragen können Sie Meilensteine für jedes Kundenprojekt festlegen und alle Beteiligten an wichtigen Meilensteinen erinnern.
Der Einsatz von Basecamp bietet Ihnen volle Transparenz, da Sie außerhalb von E-Mails und in gut sichtbaren Arbeitsbereichen arbeiten, denen Clients hinzugefügt werden können. Allerdings kann es im Basecamp eine klare Trennung zwischen „Agenturseite“ und „Kundenseite“ geben, die eine nahtlose, aber sichere Kommunikation ermöglicht, die für die Agenturmanager sichtbar ist. Einer der großen Vorteile von Basecamp ist, dass es wesentlich einfacher ist als die meisten anderen Projektmanagementsysteme. Wir haben Podio für Kunden getestet, indem wir individuelle Client-Arbeitsplätze erstellt haben, und fast alle Kunden fanden es schwer zu verstehen, auch solche, die technisch versiert sind. Basecamp bedeutet im Wesentlichen, dass Kunden nur auf eine E-Mail antworten müssen, damit jeder die Diskussion verfolgen kann.
Meiner Erfahrung nach ist es ein hervorragendes Werkzeug für die Zusammenarbeit mit Kunden, die Freigabe verschiedener Aufgaben und die Verfolgung der Kundenkommunikation. Sie können Basecamp sogar über Zapier mit CRM-Systemen (z.B. Podio) verbinden, so dass Agenturen eine einheitliche Kundensicht haben.
4. Ressourcenplanung: Podio & HighCharts
Das Wissen um die Leistungsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter ist der Kern des Projektmanagements und ermöglicht es Ihrem Vertriebsteam, erfolgreich neue Kunden zu gewinnen.
Neben der reinen Transparenz von Projekten und den damit verbundenen abrechenbaren Stunden ist es für den Agenturinhaber wichtig zu verstehen:
- Mitarbeiterauslastung durch Einzelpersonen, Teams und Abteilungen
- Nicht abrechenbare Stunden für Kundenprojekte (Over-Servicing)
- Nicht abrechenbare Stunden, die in die Pre-Sales-Aktivität investiert wurden, und Konversionsrate dieser Aktivität.
Ihr Team und Ihre Zeit sind Ihr wichtigstes Kapital. Es liegt daher an Ihnen und Ihren Projektmanagern, sicherzustellen, dass sie ihre Aufmerksamkeit auf die richtigen Projekte und Aufgaben richten. Die Suche nach einer Software, die es Ihnen ermöglicht, einen klaren Überblick über die Verfügbarkeit und Auslastung des Personals zu haben, kann Ihnen helfen, die Arbeitsbelastung zu bewältigen und Personalentscheidungen zu treffen.
Meiner Meinung nach sollten diese Informationen in jedem Agentur-CRM-System erfasst werden, was für uns bedeutet, dass sie in Podio erfasst werden. Es gibt dann eine Reihe von Drittanbieter-Tools, die bei der Extraktion und Visualisierung von Daten aus den gängigsten CRM- oder Agenturmanagementsystemen helfen können. Ein Werkzeug, das ich zu diesem Zweck sehr empfehlen kann, sind Highcharts. Highcharts ermöglicht es uns, Daten aus dem Podio zu extrahieren und in einer Reihe von anpassbaren Grafiken zu visualisieren, um über Bereiche wie Auslastung und Kapazität zu berichten und sie nach Einzelpersonen, Teams und Abteilungen über eine Vielzahl von Datumsbereichen aufzuteilen.
Wir verwenden Highcharts auch, um in unseren monatlichen Sitzungen des Senior Management Teams über unsere Geschäftskennzahlen zu berichten, wobei wir wiederum die Daten aus unserem CRM-System extrahieren und mit Highcharts visualisieren. Wenn Sie bereits Daten in diesen Bereichen sammeln, warum sollten Sie Highcharts nicht versuchen zu sehen, ob es Ihnen helfen könnte, die Leistung in Ihrer Agentur besser zu verfolgen?
5. Kunden-Reporting: Google Sheets & Data Studio
In der Vergangenheit haben wir für alle unsere Kundenberichte Google-Sheets verwendet, indem wir sie angeschlossen haben, um die Google Analytics-Daten unserer Kunden zu extrahieren und anzuzeigen. Diese Lösung brachte enorme Zeitersparnis gegenüber der Erstellung manueller Berichte und ermöglichte es uns gleichzeitig, für jeden unserer Kunden hochgradig anpassbare Analyse-Dashboards einzurichten, die ihnen jederzeit einen präzisen Überblick über ihre Leistung geben, der monatlich automatisch aktualisiert wird.
Welche sind Ihre bevorzugten Agentur-Tools?
Dieser Beitrag hat einige wesentliche Werkzeuge behandelt, die wir zur Verwaltung unserer Marketingagentur verwenden. Es gibt natürlich noch viele andere Tools, die wir als Agentur einsetzen, um unserem Managementteam zu helfen, den reibungslosen Geschäftsablauf zu gewährleisten.
